상업등기 공증진술서의 작성에 관하여 촉탁대리인(법무사)이 법인의사록에 대한 인증촉탁하면서 공증인 면전에서 진술서(회의소집절차가 적법하며 결의절차와 내용이 진실에 부합한다는 진술 공증인법 제66조의 2)를 작성하는 방법에 대하여 ‘법인의사록에 대한 인증사무처리지침(2015. 8. 1.시행)’ 제14조 및 제3조 제2항 1호에 따라 ‘공증인이 해당 법인의 의결장소에 참석하거나 검사하거나, 제2호 공증인이 해당 의결을 한 자 중 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자 또는 그 대리인으로부터 해당 의결에 관하여 진술을 듣는 방법으로 하여야 한다고 규정하고 있습니다.
따라서 ‘의결에 필요한 정족수 이상의 자’로부터 진술을 듣는다는 것은 사실상 불가능하므로 일부 공증인 사무소에서는 위 지침 제3조 제2호에 따라 위 진술서를 인증촉탁대리인(법무사)의 이름으로 작성하고 날인하도록 할 것을 요구하고 있습니다. 그러나 회의의 내용이나 결의방법을 직접 경험하지 않는 촉탁대리인(법무사)이 함부로 날인하였다가는 차후 책임소재도 발생할 소지가 있어서 이 문제로 공증인과 의견차이가 있었는데 이 문제 대해서 법무부에 질의한 결과 “진술서에는 촉탁대리인이 직접 결의절차 및 내용의 진실성을 확인하고 그 경험적 진술을 하는 것이 아니라, 촉탁대리인이 ‘촉탁인이 위침시 촉탁대리인에게 한 결의 절차 및 내용의 진실성에 대한 진술’을 공증인 앞에서 대위진술하는 것이다”라는 질의회답을 받았습니다.
이에 따라 복도깨비의 진술서 기재내용도 답변에 따라 작성하고 촉탁대리인(법무사)가 날인하도록 변경하였습니다. 앞으로 이 문제에 대해서 일부 공증인 사무소에서 종전과 같은 주장을 계속할 수 도 있으므로 위 질의답변사항을 올려두니 참고하시기 바랍니다.
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